Từ chối và kết thúc hồ sơ
Một hồ sơ ứng tuyển không chỉ đi tới hoặc dừng lại — nó kết thúc ở một trạng thái cụ thể. Ghi đúng trạng thái và lý do là cơ sở để báo cáo trả lời được câu hỏi quan trọng nhất: hồ sơ đang rụng ở vòng nào và vì sao.
Các trạng thái kết thúc
| Trạng thái | Khi nào dùng |
|---|---|
| Đang xử lý | Hồ sơ còn trong quy trình |
| Trúng tuyển | Ứng viên nhận việc |
| Bị từ chối | Đội ngũ quyết định dừng |
| Đã rút đơn | Ứng viên chủ động rút |
| Đã lưu trữ | Đóng hồ sơ mà không kết luận, ví dụ vị trí bị hủy |
Phân biệt bị từ chối với đã rút đơn rất đáng công: hai nhóm này nói lên hai vấn đề khác nhau — một bên là tiêu chí tuyển chọn, một bên là sức hấp dẫn của vị trí và tốc độ phản hồi.
Từ chối một ứng viên
- Mở hồ sơ ứng viên hoặc chọn hồ sơ trong danh sách.
- Chọn hành động từ chối.
- Chọn lý do trong danh sách của tổ chức.
- Thêm ghi chú nếu cần, rồi xác nhận.
Thao tác được ghi vào lịch sử hoạt động của hồ sơ.
Từ chối hàng loạt
Sau một buổi xét duyệt hồ sơ tập trung, bạn xử lý cả nhóm một lượt:
- Tích chọn các hồ sơ trong danh sách.
- Chọn hành động từ chối trên thanh công cụ vừa hiện ra.
- Chọn lý do và ghi chú áp dụng cho cả nhóm, rồi xác nhận.
Hộp xác nhận cho biết đúng bao nhiêu hồ sơ sẽ bị từ chối. Nếu quy trình có quy tắc tự động gửi thư từ chối, tất cả sẽ nhận thư ngay sau khi bạn xác nhận.
Danh sách lý do
Lý do do tổ chức tự định nghĩa ở Cài đặt → Lý do từ chối, tách thành hai nhóm: lý do từ chối và lý do rút đơn. Bạn thêm, sửa, sắp xếp lại thứ tự hoặc bỏ bớt tùy nhu cầu.
Nguyên tắc đặt lý do:
- Giữ danh sách ngắn — quá nhiều lựa chọn khiến mỗi người chọn một kiểu;
- Diễn đạt theo tiêu chí công việc, không theo cảm nhận cá nhân;
- Tách được các lý do dẫn tới hành động khác nhau, ví dụ thiếu kỹ năng bắt buộc khác với không thống nhất được mức lương.
Nếu chưa cấu hình lý do nào, hộp thoại từ chối sẽ không có gì để chọn. Hãy chuẩn bị danh sách này trước khi bắt đầu tuyển vị trí đầu tiên.
Thư từ chối
Từ chối trong hệ thống không tự gửi thư cho ứng viên, trừ khi việc làm có quy tắc tự động làm việc đó. Xem Email và mẫu email để chuẩn bị mẫu, và Tự động hóa nếu muốn hệ thống gửi thay bạn.
Hồ sơ đã đóng vẫn tra cứu được
Đóng hồ sơ không xóa dữ liệu. Ứng viên vẫn nằm trong kho ứng viên của nhóm, kèm toàn bộ đánh giá và lịch sử — nên khi mở vị trí mới, bạn tìm lại được người phù hợp đã từng nộp. Xem Kho ứng viên tiềm năng.