Email và mẫu email
Gửi email trong Recruify thay vì từ hộp thư cá nhân giúp cả đội ngũ thấy được đã trao đổi gì với ứng viên, và giữ lịch sử liên lạc gắn liền với hồ sơ.
Gửi email từ một việc làm
- Mở việc làm và chọn khu vực Email.
- Chọn một mẫu có sẵn hoặc soạn nội dung mới.
- Chọn ứng viên nhận.
- Kiểm tra nội dung sau khi các trường tự điền được thay bằng dữ liệu thật, rồi gửi.
Email đã gửi hiển thị trong hồ sơ ứng viên, cùng với thời điểm gửi và người gửi.
Chọn nhiều ứng viên rồi gửi một lượt khi báo kết quả cho cả nhóm — nhanh hơn và tránh sót người so với gửi từng thư.
Mẫu email dùng chung
Mẫu được quản lý ở Cài đặt → Mẫu email và dùng lại cho mọi việc làm. Mỗi mẫu gồm tiêu đề, nội dung và các trường tự điền như tên ứng viên, tên vị trí hay tên tổ chức.
Những mẫu nên chuẩn bị trước:
- Xác nhận đã nhận hồ sơ;
- Mời phỏng vấn và xác nhận lịch;
- Đề nghị nhận việc;
- Từ chối, tách riêng cho từng giai đoạn nếu cần.
Khi sửa một mẫu đang được dùng, hãy kiểm tra xem thay đổi chỉ áp dụng cho thư gửi mới hay ảnh hưởng cả các quy tắc tự động đang chạy.
Email do tự động hóa gửi
Quy tắc tự động có thể gửi email khi hồ sơ vào một giai đoạn. Những thư này cũng dùng chung thư viện mẫu và cũng được ghi vào lịch sử của hồ sơ. Xem Tự động hóa.
Một quy tắc gửi email chạy ngay khi hồ sơ chuyển giai đoạn, không hỏi lại. Hãy thử với một hồ sơ nội bộ trước khi áp dụng cho ứng viên thật.
Khi email chưa tới
- Kiểm tra trạng thái thư trong lịch sử của hồ sơ;
- Xác nhận địa chỉ người nhận đúng và không có khoảng trắng thừa;
- Nhắc ứng viên kiểm tra hộp thư rác;
- Nếu thư do tự động hóa gửi, xác nhận hồ sơ đã thực sự vào đúng giai đoạn và điều kiện đã thỏa mãn.
Xem thêm Xử lý sự cố thường gặp.